Privacybeleid

Bij ellemilla vinden we het belangrijk dat zorgvuldig en transparant met je persoonsgegevens wordt omgegaan. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Quarzo Rosa BV
Handelend onder de naam: ellemilla
Koning Leopoldlaan 32
3920 Lommel
België

Ondernemingsnummer: 0811.820.516
BTW-nummer: BE0811.820.516
E-mail: info@ellemillashop.com
WhatsApp: +32 469 10 77 12

Quarzo Rosa BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van onze webshop en dienstverlening worden verwerkt, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je onze webshop gebruikt, kunnen we onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• factuur- en bezorgadres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bestelnummer en bestelgeschiedenis;
• gegevens over bestelde, geretourneerde of terugbetaalde producten;
• betaalstatus en beperkte transactiegegevens;
• communicatie met onze klantenservice;
• gegevens die je verstrekt bij een retour, klacht of garantieaanvraag;
• IP-adres;
• browser-, apparaat- en technische gegevens;
• cookie-identificatoren en gegevens over het gebruik van onze webshop, voor zover daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat;
• marketingvoorkeuren en gegevens over interactie met onze e-mails of advertenties, waar van toepassing.

Betaalgegevens zoals volledige kaartgegevens worden in beginsel verwerkt door de door jou gekozen betaalprovider. Wij ontvangen doorgaans alleen de informatie die noodzakelijk is om te kunnen vaststellen of een betaling is gelukt en om de bestelling administratief af te handelen.

3. Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens onder andere voor de volgende doeleinden:

• het verwerken, betalen, verzenden en leveren van je bestelling;
• het aanmaken en beheren van je klantaccount, wanneer je daarvoor kiest;
• het verwerken van retouren, terugbetalingen, winkelkrediet, klachten en garantiegevallen;
• het beantwoorden van vragen en bieden van klantenservice;
• het versturen van noodzakelijke serviceberichten over je bestelling;
• het voorkomen en onderzoeken van fraude, misbruik en beveiligingsincidenten;
• het voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
• het verbeteren, beveiligen en technisch laten functioneren van onze webshop;
• het analyseren van het gebruik van onze webshop wanneer daarvoor toestemming is vereist en verkregen;
• het versturen en personaliseren van marketingcommunicatie wanneer dit wettelijk is toegestaan;
• het meten en verbeteren van onze marketing en advertenties wanneer daarvoor de vereiste toestemming is verkregen.

4. Op welke rechtsgronden verwerken we persoonsgegevens?

Afhankelijk van het doel baseren we de verwerking van persoonsgegevens op één of meer van de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer verwerking noodzakelijk is om je bestelling te verwerken, te leveren, te retourneren, terug te betalen of om andere door jou gevraagde diensten uit te voeren.

Wettelijke verplichting
Wanneer we gegevens moeten verwerken of bewaren om te voldoen aan bijvoorbeeld fiscale, boekhoudkundige of andere wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang
Wanneer verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd bedrijfsbelang, bijvoorbeeld voor fraudepreventie, beveiliging, het behandelen van geschillen of het verbeteren van onze dienstverlening, voor zover jouw belangen en grondrechten niet zwaarder wegen.

Toestemming
Wanneer de wet toestemming vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde marketingactiviteiten, analytische cookies of advertentiecookies. Je kunt een gegeven toestemming altijd weer intrekken.

5. Bestellingen en betalingen

Wanneer je een bestelling plaatst, verwerken we de gegevens die nodig zijn om de bestelling te registreren, de betaling te verwerken, de producten te verzamelen en te verzenden, je op de hoogte te houden van de levering en eventuele nazorg te verzorgen.

Voor betalingen maken we gebruik van externe betaalproviders. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode verwerken deze partijen de gegevens die nodig zijn om je betaling uit te voeren en fraude te voorkomen.

6. Verzending en fulfilment

Om je bestelling te verwerken en te bezorgen, kunnen noodzakelijke persoonsgegevens worden gedeeld met partijen die betrokken zijn bij fulfilment, verzendsoftware en vervoer.

Daarbij gaat het bijvoorbeeld om je naam, bezorgadres, e-mailadres, telefoonnummer, ordergegevens en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering en opvolging van de levering.

7. Retouren, terugbetalingen en klachten

Wanneer je een retour aanmeldt of contact met ons opneemt over een terugbetaling, verkeerd geleverd, beschadigd of defect artikel, verwerken we de gegevens die nodig zijn om je aanvraag te behandelen.

Daarbij kunnen onder andere je ordergegevens, retourreden, communicatie en door jou aangeleverde foto's worden verwerkt.

Voor onze retourafhandeling kunnen we gebruikmaken van gespecialiseerde dienstverleners, waaronder onze retoursoftware en logistieke partners.

8. Klantenservice

Wanneer je contact met ons opneemt via e-mail, WhatsApp of een ander beschikbaar contactkanaal, verwerken we de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt en de inhoud van de communicatie voor zover dit nodig is om je vraag of verzoek te behandelen.

9. Nieuwsbrieven en marketing

We kunnen je e-mailmarketing of andere commerciële communicatie sturen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Wanneer toestemming vereist is, vragen we die afzonderlijk. Het plaatsen van een bestelling of accepteren van onze Algemene Voorwaarden betekent niet automatisch dat je toestemming geeft voor marketing.

Je kunt je op ieder moment afmelden voor marketingmails via de afmeldlink onderaan de e-mail of door contact met ons op te nemen.

Voor onze e-mailmarketing maken we onder andere gebruik van Klaviyo. Daarbij kunnen contactgegevens, marketingvoorkeuren, aankoopgegevens en gegevens over interactie met onze communicatie worden verwerkt voor zover dit wettelijk is toegestaan.

10. Cookies en andere trackingtechnologieën

Onze webshop maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.

Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de webshop kunnen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt. Voor cookies en trackers waarvoor toestemming vereist is, vragen we deze voordat ze worden geplaatst of uitgelezen.

Dit kan onder andere betrekking hebben op cookies voor statistiek, personalisatie en marketing.

Je kunt je keuze op ieder moment aanpassen of intrekken via Cookievoorkeuren op onze webshop.

Meer informatie over de actuele cookies, doeleinden, aanbieders en bewaartermijnen vind je in onze Cookieverklaring. Deze wordt beheerd via Cookiebot en wordt bijgewerkt op basis van de gebruikte cookies en trackers.

11. Analytics en advertenties

Wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven, kunnen we gebruikmaken van analyse- en advertentietechnologieën om te begrijpen hoe onze webshop wordt gebruikt, prestaties te meten en advertenties relevanter te maken.

Daarbij kunnen gegevens zoals cookie-identificatoren, IP-adres, apparaat- en browserinformatie, bezochte pagina's, interacties en aankoopgegevens worden verwerkt.

Afhankelijk van de door ons gebruikte diensten kunnen hierbij bijvoorbeeld partijen zoals Google en Meta betrokken zijn. Niet-strikt noodzakelijke trackers worden alleen gebruikt wanneer daarvoor de vereiste toestemming is verkregen.

12. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen je persoonsgegevens niet.

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer daarvoor een andere geldige rechtsgrond bestaat of wanneer we daar wettelijk toe verplicht zijn.

Afhankelijk van de dienst kunnen gegevens worden verwerkt door of gedeeld met bijvoorbeeld:

• Shopify voor onze webshop en e-commerce-infrastructuur;
• betaalproviders;
• Picqer voor order- en magazijnverwerking;
• Sendcloud en vervoerders voor verzending en bezorging;
• Returnless voor retourverwerking;
• Klaviyo voor e-mailmarketing en klantcommunicatie;
• Cookiebot voor het beheren en registreren van cookievoorkeuren;
• analyse- en advertentiepartners, waaronder waar van toepassing Google en Meta;
• IT-, hosting-, beveiligings-, advies- en andere professionele dienstverleners;
• overheidsinstanties of andere bevoegde partijen wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Deze dienstverleners ontvangen alleen de persoonsgegevens die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden en moeten persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

13. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze dienstverleners zijn internationaal actief. Daardoor kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor geen passend beschermingsniveau is vastgesteld, zorgen we waar vereist voor passende waarborgen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een ander wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme.

14. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

De concrete bewaartermijn kan verschillen per soort gegeven en verwerking. Daarbij houden we onder andere rekening met:

• de duur van onze klantrelatie;
• de verwerking en nazorg van bestellingen en retouren;
• wettelijke garantie- en verjaringstermijnen;
• fiscale en boekhoudkundige bewaarplichten;
• fraude-, beveiligings- en geschillendossiers;
• de geldigheid en intrekking van marketing- of cookietoestemming.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, verwijderen of anonimiseren we ze voor zover we niet wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.

15. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en ongeoorloofde openbaarmaking.

Daarbij houden we rekening met de aard van de gegevens, de verwerking, de beschikbare technologie en de risico's voor betrokkenen.

Ook van dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, verlangen we passende beveiligingsmaatregelen.

16. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden heb je onder de AVG onder andere het recht om:

• inzage te krijgen in je persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
• je persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens die je zelf hebt verstrekt in bepaalde gevallen in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken;
• een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Een verzoek kun je sturen naar info@ellemillashop.com.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen we je vragen om aanvullende informatie waarmee we je identiteit redelijkerwijs kunnen controleren. We vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk.

17. Bezwaar tegen direct marketing

Je hebt het recht om op ieder moment bezwaar te maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing.

Voor e-mailmarketing kun je hiervoor ook de afmeldlink onderaan iedere marketingmail gebruiken.

18. Klacht bij de toezichthouder

Heb je een klacht over de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan? Neem gerust eerst contact met ons op via info@ellemillashop.com, zodat we kunnen proberen het probleem op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. Voor Quarzo Rosa BV in België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

19. Links naar andere websites

Onze webshop kan links bevatten naar websites of diensten van andere partijen. Dit privacybeleid is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door die externe partijen.

We raden je aan om het privacybeleid van de betreffende partij te raadplegen wanneer je een externe website of dienst gebruikt.

20. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of de toepasselijke wetgeving veranderen.

De meest actuele versie wordt steeds op onze webshop gepubliceerd.

Laatste update: 6 oktober 2026